Najważniejsze informacje o KSeF

 

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, firma 123drukuj.pl od 1 kwietnia 2026 roku będzie w pełni korzystać z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF). Ponadto nasza firma będzie przyjmować faktury zakupowe wystawione w KSeF od 1 lutego 2026 r.

Równolegle faktury będą nadal dostępne w dotychczasowych formach, tzn. wysyłane w formie PDF na wskazany adres e-mail, dostępne do pobrania na koncie klienta (Moje 123drukuj.pl) oraz dołączane w formie papierowej do zamówień.

Chcemy ułatwić naszym klientom korzystanie z e‑faktur i odpowiedzieć na najczęściej pojawiające się pytania:
 

1. Co to jest KSeF?

KSeF to Krajowy System e-Faktur, czyli centralny system do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w formacie XML. Ułatwia obieg dokumentów między firmami oraz zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi.

2. Kogo obowiązuje KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Dodatkowo, do 31 grudnia 2026 r. nadal można wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeżeli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w płynnym i bezproblemowym przejściu na nowy system.

3. Jakie są korzyści z KSeF?

• Pewność, że faktury są poprawne i dostarczone do odbiorcy,
• Szybszy obieg dokumentów i automatyzacja procesów księgowych,
• Długoterminowe, bezpieczne archiwum dokumentów.

4. Jak wystawiać e-faktury?

1. Przygotowujesz fakturę w postaci elektronicznej (XML),
2. Wysyłasz ją do systemu KSeF, gdzie zostaje zweryfikowana,
3. Faktura otrzymuje unikalny numer KSeF i jest archiwizowana w centralnej bazie,
4. Zarówno Ty, jak i odbiorca możecie mieć do niej dostęp online przez wiele lat.

5. Kto został zwolniony z KSeF w 2026?

Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF zwolnieni są podatnicy, którzy nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce lub którzy korzystają ze szczególnych procedur VAT (np. dla usług międzynarodowych czy procedury OSS/IOSS) i transakcje te są dokumentowane w tych procedurach.

6. Czy KSeF dotyczy jednoosobowej działalności gospodarczej?

Tak – JDG musi korzystać z KSeF zgodnie z terminami obowiązku:

• od 1 lutego 2026 r. musi odbierać faktury w KSeF,
• od 1 kwietnia 2026 r. musi je wystawiać, jeśli jest podatnikiem VAT,
• nawet JDG zwolniona z VAT musi od kwietnia 2026 r. wystawiać faktury B2B przez KSeF.

7. Kiedy nie trzeba wystawiać faktury w KSeF?

Nie jest obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF, jeżeli:

• nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (B2C) – faktury można wystawić poza KSeF,
• sprzedawca nie ma siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce i nie uczestniczy w transakcji,
• transakcja jest rozliczana w szczególnych procedurach VAT wyłączonych z obowiązku KSeF.

8. Co w przypadku awarii KSeF?

Jeśli system KSeF ma awarię techniczną i jest ogłoszona przez odpowiednie organy (np. w Biuletynie Informacji Publicznej), przedsiębiorcy mogą tymczasowo wystawiać faktury poza KSeF z zachowaniem określonych zasad (np. format XML zgodny ze strukturą logiczną) i przesłać je do systemu po usunięciu awarii, obowiązkowe jest późniejsze przekazanie do KSeF w wyznaczonym terminie.

9. Kto wprowadza faktury do KSeF?

Fakturę do KSeF wprowadza wystawca (sprzedawca) poprzez system, może to zrobić:

• bezpośrednio w aplikacji Ministerstwa Finansów,
• za pomocą zintegrowanego systemu księgowego/fakturowego wspierającego KSeF.

Po przesłaniu system nadaje fakturze unikalny numer KSeF.

10. Czy KSeF zastąpi JPK?

KSeF nie zastępuje JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego) w zakresie raportowania danych księgowych. Pełni inną funkcję – jest centralnym systemem wystawiania, przesyłania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. JPK nadal służy do realizacji obowiązków sprawozdawczych i kontrolnych w pozostałych obszarach.

11. Czy za KSeF trzeba płacić?

Korzystanie z KSeF jest bezpłatne w podstawowym zakresie, tj. poprzez aplikacje udostępnione przez Ministerstwo Finansów i urzędy skarbowe. Jeżeli firma decyduje się na komercyjne narzędzia do fakturowania lub integrację systemów informatycznych, to koszty takiej integracji lub oprogramowania mogą wystąpić, ale sam KSeF jako system państwowy nie pobiera opłat za wystawianie i odbiór faktur.

12. Co robić, jeśli mój system do fakturowania nie obsługuje KSeF?

Jeżeli Twój obecny system do fakturowania nie obsługuje KSeF, masz kilka opcji:

1. Skorzystać z darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, dostępnych pod tym linkiem: Aplikacja podatnika KSeF i inne narzędzia.
2. Aby zautomatyzować procesy i uniknąć ręcznej pracy, rozważyć przejście na nowoczesny system fakturujący zgodny z KSeF.

13. Jak wystawić e-fakturę w przypadku braku dostępu do internetu?

W sytuacji awaryjnej, kiedy nie masz dostępu do internetu, możesz skorzystać z trybu offline24, zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT.

• Jeśli nabywca korzysta z KSeF: nie można przekazać mu wizualizacji faktury aż do momentu przesłania jej do systemu.
• Jeśli nabywca nie korzysta z KSeF: po wygenerowaniu pliku XML możesz przekazać mu wizualizację faktury z dwoma kodami weryfikującymi:
  1. Kod QR lub link „OFFLINE” – do weryfikacji faktury,
  2. Kod QR lub link „CERTYFIKAT” – do weryfikacji certyfikatu.

Po wystawieniu faktury w trybie offline24 należy ją przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po dacie wystawienia. Od 1 stycznia 2027 r. niedotrzymanie tego terminu będzie skutkować sankcjami nałożonymi przez urząd skarbowy.

14. Czy trzeba wystawiać fakturę w KSeF, jeśli nabywcą jest klient zagraniczny?

Tak – obowiązek KSeF dotyczy również klientów zagranicznych. Fakturę można przekazać klientowi zagranicznemu elektronicznie lub w formie papierowej, udostępniając wizualizację e-faktury wraz z kodem QR umożliwiającym weryfikację dokumentu.

15. Co się dzieje, jeśli jedna z faktur w paczce do KSeF zawiera błąd?

Błąd w pojedynczej fakturze nie unieważnia całej paczki przesyłanej do KSeF.

• Poprawne faktury otrzymują unikalny numer KSeF oraz indywidualne UPO,
• Faktury z błędami trafiają na listę odrzuconych i należy je poprawić i przesłać ponownie.

16. Co grozi za brak KSeF?

Nieprzestrzeganie obowiązku wystawiania faktur w KSeF może skutkować karami nakładanymi przez urząd skarbowy. Od 1 stycznia 2027 r., gdy system stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, niewystawienie faktury w KSeF lub niedotrzymanie terminów przesyłania faktur może prowadzić do:

• grzywien administracyjnych,
• sankcji finansowych za niezgodność z przepisami VAT,
• problemów przy rozliczaniu podatku VAT.

17. Co, jeśli nie wystawię faktury w KSeF?

Jeżeli faktura powinna być wystawiona w KSeF i zostanie pominięta, podatnik naraża się na:

• konieczność późniejszego przesłania faktury do KSeF w trybie korygującym,
• możliwość naliczenia kar przez urząd skarbowy,
• ryzyko odrzucenia faktury przez nabywcę, jeśli wymaga ona numeru KSeF.

W praktyce oznacza to, że każda faktura podlegająca KSeF musi być wystawiona w systemie w terminie określonym przez przepisy, aby uniknąć sankcji i zachować poprawność rozliczeń VAT.

👉 Bądź na bieżąco! Zapisz się do newslettera 123drukuj i bądź pierwszym, który dowie się o rabatach, akcjach i najnowszych informacjach.

 

Pozostałe pytania

Czy wiesz, że mamy odpowiedzi na większość pytań online? Sprawdź, zanim się z nami skontaktujesz.

O 123drukuj.pl

Płatność

Dostawa

Zwroty

Praca

Zamawianie